Datenschutzerklärung

Verantwortlicher ist:

• ORBITALMZ SAS, vereinfachte Aktiengesellschaft französischen Rechts (SAS) mit einem Kapital von 5.000 €, eingetragen im Handels- und Gesellschaftsregister (RCS) Grasse unter der Nummer 108 992 595
• Sitz: 6 Chemin du Vallon Notre Dame, 06140 Vence, Frankreich
• Vertreten durch die Präsidentin Dr. Héloïse MAUREL
• Kontaktadresse für Fragen zu personenbezogenen Daten: contact@orbitalmz.com

Diese Erklärung gilt nur für Daten, die über die Website verarbeitet werden. Daten, die Sie uns im Rahmen eines Auftrags anvertrauen (KI-Test, Audit, Installation), verarbeitet OrbitalMZ als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag, gemäß dem Auftragsvertrag und der zugehörigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Wir erheben nur die Daten, die für die in Artikel 3 beschriebenen Zwecke unbedingt erforderlich sind.

Über den Diagnose-Fragebogen:

• Ihre Antworten (technische und organisatorische Angaben zu Ihrem Unternehmen). Sie werden in Ihrem Browser verarbeitet und uns nicht übermittelt, solange Sie das Videogespräch nicht buchen;
• am Ende der Diagnose füllen die Bezeichnungen der gewählten Antworten das Kalenderfeld „Ce qu'il est utile de savoir avant la visio“ (was vor dem Videogespräch hilfreich zu wissen ist) vor, um das Gespräch vorzubereiten. Sie werden für den Kalender der Kontaktseite im Tab Ihres Browsers aufbewahrt, bis Sie Ihr Anliegen ändern oder den Tab schließen. Der Kalender erhält sie in Ihrem Browser, ohne dass sie über die Adresse einer Seite oder über unsere Server laufen. Sie können sie prüfen, ändern oder löschen; sie werden nur gespeichert, wenn Sie die Buchung bestätigen.

Über die Buchung des Videogesprächs (Kalender Cal.com, selbst gehostete freie Software):

• Pflichtangaben: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen und gewählter Termin;
• freiwillige Angaben: Website, LinkedIn-Profil und das Feld „Ce qu'il est utile de savoir avant la visio“;
• gegebenenfalls die E-Mail-Adressen der Personen, die Sie zum Gespräch einladen: OrbitalMZ informiert jede dieser Personen in der Einladungs-E-Mail, mit einem Link zu dieser Erklärung.

Die Buchung wird im Kalender gespeichert, der auf unseren Servern in der Europäischen Union gehostet wird, und in den Terminkalender des Postfachs contact@orbitalmz.com (Gandi) kopiert, um zwei Termine im selben Zeitfenster zu vermeiden.

Über Ihre E-Mails an contact@orbitalmz.com: Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt Ihrer Nachrichten.

Über das Videogespräch (Jitsi Meet oder, als Ausweichlösung, MiroTalk): von Ihnen gewählter Anzeigename; IP-Adresse und technische Verbindungsdaten, die für das Gespräch erforderlich sind. OrbitalMZ zeichnet das Gespräch weder auf noch transkribiert es: Die Funktionen für Aufzeichnung, Übertragung und Transkription sind auf unseren Servern deaktiviert. Wir bitten alle Teilnehmenden, das Gespräch nicht ohne die Zustimmung aller aufzuzeichnen.

Über die technischen Server-Logs: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite.

Wir fragen keine „sensiblen“ Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (Gesundheit, Meinungen, Biometrie) ab: Geben Sie solche Angaben bitte weder in den Notizen noch in Ihren Nachrichten an. Einige Fragen betreffen die Art der Daten, die Ihr Unternehmen verarbeitet (zum Beispiel Gesundheitsdaten), oder die von einem KI-Projekt betroffenen Personen (Bewerber, Mitarbeitende): Sie beschreiben Ihre Tätigkeit und beziehen sich auf keine einzelne Person. Geben Sie keine personenbezogenen Daten Ihrer Kunden oder Mitarbeitenden an.

Jede Verarbeitung beruht auf einer ausdrücklichen Rechtsgrundlage:

• Beantwortung Ihrer E-Mails und Zusendung eines Angebots nach dem Videogespräch — Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Aufbewahrung des Verlaufs unseres Austauschs, um Ihre Anfrage später weiterverfolgen zu können — Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse von OrbitalMZ an der Pflege seiner Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Organisation und Durchführung des Videogesprächs (Kalender Cal.com, Terminkalender, Videogespräch über Jitsi Meet oder, als Ausweichlösung, MiroTalk, Bestätigungs-E-Mails) — Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Übermittlung der Einladung und Durchführung des Gesprächs mit den von Ihnen eingeladenen Personen — Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse von OrbitalMZ an der Organisation des Termins, den die buchende Person angefragt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Vorbereitung des Videogesprächs anhand Ihrer Antworten aus der Diagnose und der freiwilligen Felder des Kalenders — Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Anzeige des Diagnose-Fragebogens und Speicherung Ihres Fortschritts in Ihrem Browser — Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Sicherheit der Website, des Kalenders und des Videogesprächs (technische Server-Logs) — Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse von OrbitalMZ am Schutz seiner Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Buchhaltung, Antworten an Behörden) — Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Die Pflichtfelder des Kalenders (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen) sind für die Vereinbarung des Termins erforderlich: Ohne sie können wir ihn nicht bestätigen. Die übrigen Felder sind optional.

Keine Daten werden für unerwünschte Werbung, Profiling oder vollautomatisierte Entscheidungen verwendet.

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die verfolgten Zwecke unbedingt erforderlich ist:

• Buchungen des Videogesprächs (einschließlich der freiwilligen Felder und der Notizen aus der Diagnose) und E-Mails, die ohne weitere Folge geblieben sind: 3 Jahre ab Ihrem letzten von Ihnen ausgehenden Kontakt (Nachricht, Antwort auf eine E-Mail, Termin), danach Löschung im Kalender, im Terminkalender und im Postfach.
• Adressen der eingeladenen Personen: dieselbe Dauer wie die Buchung, zu der sie gehören.
• Anfrage mit anschließendem Vertrag: während der gesamten Vertragsbeziehung, danach Archivierung für die gesetzliche Verjährungsfrist (5 Jahre) und, für Buchhaltungsunterlagen, für 10 Jahre.
• Videogespräch (Jitsi Meet oder MiroTalk): OrbitalMZ zeichnet das Gespräch weder auf noch transkribiert es: Die Funktionen für Aufzeichnung, Übertragung und Transkription sind auf unseren Servern deaktiviert. Wir bitten alle Teilnehmenden, das Gespräch nicht ohne die Zustimmung aller aufzuzeichnen. Kein Inhalt (Bild, Ton, Chat) wird nach dem Gespräch gespeichert; technische Verbindungsdaten folgen der nachstehenden Speicherdauer der Server-Logs.
• Antworten auf den Diagnose-Fragebogen: nur in Ihrem Browser gespeichert, damit Sie den Fragebogen fortsetzen können, bis Sie die Diagnose neu beginnen oder Ihre Browserdaten löschen; die für den Kalender vorbereiteten Bezeichnungen bleiben im Tab, bis Sie Ihr Anliegen ändern oder den Tab schließen; wenn Sie das Videogespräch buchen, gilt für die den Buchungsnotizen beigefügten Bezeichnungen die oben genannte Speicherdauer für Terminanfragen (3 Jahre ohne weitere Folge oder Dauer der Vertragsbeziehung).
• Technische Server-Logs (Sicherheit): höchstens 1 Jahr, danach automatische Löschung.

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder unumkehrbar anonymisiert.

Die Daten sind ausschließlich für befugte Personen von ORBITALMZ bestimmt. Wir setzen nur die technischen Auftragsverarbeiter ein, die für den Betrieb der Website erforderlich sind:

• OVH SAS (OVHcloud) (Roubaix, Frankreich) — Hosting der Website, der Datenbanken, des Kalenders Cal.com, der Videolösung Jitsi Meet und der Ausweich-Videolösung MiroTalk.
• Gandi SAS (63-65 boulevard Masséna, 75013 Paris, Frankreich) — Postfach contact@orbitalmz.com und dessen Terminkalender: Empfang Ihrer Nachrichten, Versand von Terminbestätigungen und Kopie der Buchungen im Terminkalender.

Der Kalender Cal.com, die Videolösung Jitsi Meet und die Ausweich-Videolösung MiroTalk sind freie Software, die OrbitalMZ auf eigenen Servern installiert und betreibt: Deren Herausgeber erhalten keine Daten. Wir nutzen keinen öffentlichen Videodienst eines Dritten.

Jeder dieser Auftragsverarbeiter handelt auf Weisung des Verantwortlichen im Rahmen der in seinem Vertrag vorgesehenen Auftragsverarbeitungsklauseln gemäß Art. 28 DSGVO.

Keine Daten werden an Werbenetzwerke, Datenhändler oder Dritte außerhalb der obigen Liste übermittelt.

Alle Verarbeitungen, einschließlich Kalender, Videogespräch und E-Mail, erfolgen auf einer Infrastruktur in der Europäischen Union (Rechenzentren von OVHcloud und von Gandi in der Europäischen Union).

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union statt. OrbitalMZ wendet auf seine gesamte Infrastruktur eine Doktrin europäischer digitaler Souveränität (100 % EU) an.

Die Website führt keine Reichweitenmessung durch: Es ist kein Werkzeug für Besucherstatistiken installiert. Sie setzt keine Werbe- oder Tracking-Cookies.

Die Website setzt kein einwilligungspflichtiges Cookie. Sie speichert in Ihrem Browser lediglich die gewählte Sprache (Sitzungscookie und lokaler Speicher), das gewählte Anzeigedesign, das Schließen des Informationsbanners und den Fortschritt im Fragebogen; Kalender und Videogespräch speichern ebenso Ihre Anzeigeeinstellungen (Name, Mikrofon, Kamera): Diese Informationen bleiben auf Ihrem Gerät und werden uns nicht übermittelt.

Diese Informationen sind für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich: Gemäß Artikel 82 des französischen Datenschutzgesetzes (Loi Informatique et Libertés) bedürfen sie keiner Einwilligung.

Gemäß Art. 15 bis 22 DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15): eine Bestätigung darüber erhalten, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden, und eine Kopie dieser Daten erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16): unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
• Recht auf Löschung (Art. 17): Löschung Ihrer Daten verlangen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Verarbeitung in bestimmten Fällen einschränken lassen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die für die vorvertraglichen Maßnahmen verarbeitet werden, in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, den auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitungen widersprechen (Sicherheits-Logs, Pflege der Geschäftsbeziehung, Organisation des Gesprächs mit den von Ihnen eingeladenen Personen).
• Recht bei automatisierten Entscheidungen (Art. 22): keiner vollautomatisierten Entscheidung unterworfen sein. OrbitalMZ trifft über die Website keine solche Entscheidung.
• Verfügungen für den Todesfall: Verfügungen über die Aufbewahrung, Löschung und Weitergabe Ihrer Daten nach Ihrem Tod festlegen.

Rechte ausüben: per E-Mail an contact@orbitalmz.com oder per Post an den Sitz der Gesellschaft (6 Chemin du Vallon Notre Dame, 06140 Vence, Frankreich). Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags. Unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen kann diese Frist um zwei weitere Monate verlängert werden; in diesem Fall informieren wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags und nennen die Gründe für die Verzögerung (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die Ausübung Ihrer Rechte ist kostenlos.

Bei Unzufriedenheit haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, www.cnil.fr einzulegen.

ORBITALMZ setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen um, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten, gemäß Artikel 32 DSGVO:

• Transportverschlüsselung (HTTPS) für die gesamte Website, den Kalender und das Videogespräch;
• interner Zugriff nur für befugte Personen nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung;
• technische Server-Logs werden höchstens ein Jahr aufbewahrt;
• verschlüsselte Backups auf OVHcloud-Infrastruktur in der Europäischen Union.

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zur Folge hat, melden wir diese der CNIL spätestens 72 Stunden, nachdem sie uns bekannt geworden ist (Art. 33 DSGVO), und benachrichtigen Sie individuell, wenn ein hohes Risiko besteht (Art. 34 DSGVO).

OrbitalMZ hat keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) benannt, da die zwingenden Benennungsvoraussetzungen gemäß Artikel 37 DSGVO nicht erfüllt sind (keine umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten, keine systematische umfangreiche Überwachung, keine Behörde).

OrbitalMZ prüft jedes Jahr anhand der Entwicklung des Umfangs und der Art der verarbeiteten Daten, ob ein DSB benannt werden muss, und nimmt diese Benennung unverzüglich vor, sobald eines der Kriterien von Artikel 37 DSGVO erfüllt ist.

Alle Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz sind an contact@orbitalmz.com zu richten.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), bei der Sie jederzeit Beschwerde einlegen können (www.cnil.fr).

Diese Erklärung kann aktualisiert werden, um Änderungen der Verarbeitungen oder der anwendbaren Vorschriften widerzuspiegeln. Die geltende Fassung ist auf der Seite Datenschutzerklärung abrufbar; das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang des Dokuments angegeben.

Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte oder bereits erhobene Daten betreffen, informieren wir Sie auf geeignete Weise (Infobanner auf der Website, E-Mail).