Informativa sulla privacy

Il titolare del trattamento è:

• ORBITALMZ SAS, società per azioni semplificata di diritto francese (SAS) con capitale di 5.000 €, iscritta al Registro del commercio e delle società (RCS) di Grasse con il numero 108 992 595
• Sede legale: 6 Chemin du Vallon Notre Dame, 06140 Vence, Francia
• Rappresentata dalla sua Presidente, Dott.ssa Héloïse MAUREL
• Indirizzo di contatto per qualsiasi questione relativa ai dati personali: contact@orbitalmz.com

La presente Informativa riguarda solo i dati trattati tramite il Sito. I dati che ci affida nell'ambito di un incarico (test di IA, audit, installazione) sono trattati da OrbitalMZ in qualità di responsabile del trattamento, per suo conto, secondo il contratto di incarico e il relativo accordo sul trattamento dei dati.

Raccogliamo solo i dati strettamente necessari alle finalità descritte all'articolo 3.

Tramite il questionario di diagnosi:

• le sue risposte (informazioni tecniche e organizzative sulla sua azienda). Sono trattate nel suo browser e non ci vengono trasmesse finché non prenota la videochiamata;
• alla fine della diagnosi, le diciture delle risposte scelte precompilano il campo «Che cosa è utile sapere prima della videochiamata» del calendario, per preparare la chiamata. Sono conservate nella scheda del suo browser, per il calendario della pagina Contatto, finché non cambia esigenza o non chiude la scheda. Il calendario le riceve nel suo browser, senza che passino dall'indirizzo di una pagina né dai nostri server. Può rileggerle, modificarle o cancellarle; vengono registrate solo se conferma la prenotazione.

Tramite la prenotazione della videochiamata (calendario Cal.com, software libero auto-ospitato):

• obbligatori: nome, indirizzo e-mail professionale, azienda e fascia oraria scelta;
• facoltativi: sito internet, profilo LinkedIn e campo «Che cosa è utile sapere prima della videochiamata»;
• se del caso, gli indirizzi e-mail delle persone che invita alla chiamata: OrbitalMZ informa ciascuna di esse nell'e-mail di invito, con un link alla presente Informativa.

La prenotazione viene registrata nel calendario, ospitato sui nostri server nell'Unione europea, e copiata nell'agenda della casella contact@orbitalmz.com (Gandi), per evitare due appuntamenti nella stessa fascia oraria.

Tramite le sue e-mail a contact@orbitalmz.com: il suo indirizzo e-mail e il contenuto dei suoi messaggi.

Tramite la videochiamata (Jitsi Meet o, in alternativa di riserva, MiroTalk): nome visualizzato da lei scelto; indirizzo IP e dati tecnici di connessione necessari per la chiamata. OrbitalMZ non registra né trascrive la chiamata: le funzioni di registrazione, trasmissione in diretta e trascrizione sono disattivate sui nostri server. Chiediamo a ogni partecipante di non registrare la chiamata senza il consenso di tutti.

Tramite i log tecnici dei server: indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta.

Non richiediamo alcun dato «sensibile» ai sensi dell'articolo 9 GDPR (salute, opinioni, biometria): non ne indichi nelle note né nei suoi messaggi. Alcune domande riguardano il tipo di dati trattati dalla sua azienda (ad esempio dati sanitari) o le persone interessate da un progetto di IA (candidati, dipendenti): descrivono la sua attività e non si riferiscono ad alcuna persona. Non indichi alcun dato personale dei suoi clienti o dipendenti.

Ogni trattamento si fonda su una base giuridica esplicita:

• Rispondere alle sue e-mail e inviarle un preventivo dopo la videochiamata — base giuridica: misure precontrattuali adottate su sua richiesta (art. 6.1.b GDPR)
• Conservare lo storico dei nostri scambi per poter dare seguito alla sua richiesta in un secondo momento — base giuridica: legittimo interesse di OrbitalMZ a gestire le proprie relazioni commerciali (art. 6.1.f GDPR)
• Organizzare e tenere la videochiamata (calendario Cal.com, agenda, videochiamata Jitsi Meet o, in alternativa di riserva, MiroTalk, e-mail di conferma) — base giuridica: misure precontrattuali adottate su sua richiesta (art. 6.1.b GDPR)
• Inoltrare l'invito e tenere la videochiamata con le persone che lei invita — base giuridica: legittimo interesse di OrbitalMZ a organizzare l'appuntamento richiesto dalla persona che l'ha prenotato (art. 6.1.f GDPR)
• Preparare la videochiamata a partire dalle sue risposte alla diagnosi e dai campi facoltativi del calendario — base giuridica: misure precontrattuali adottate su sua richiesta (art. 6.1.b GDPR)
• Mostrare il questionario di diagnosi e conservare i suoi progressi nel suo browser — base giuridica: misure precontrattuali adottate su sua richiesta (art. 6.1.b GDPR)
• Garantire la sicurezza del Sito, del calendario e della videochiamata (log tecnici dei server) — base giuridica: legittimo interesse di OrbitalMZ a proteggere i propri servizi (art. 6.1.f GDPR)
• Adempiere agli obblighi di legge (contabilità, risposte alle autorità) — base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR)

I campi obbligatori del calendario (nome, indirizzo e-mail professionale, azienda) sono necessari per fissare l'appuntamento: senza di essi non possiamo confermarlo. Gli altri campi sono facoltativi.

Nessun dato è utilizzato a fini di prospezione commerciale non richiesta, profilazione o decisioni interamente automatizzate.

Conserviamo i dati per il tempo strettamente necessario alle finalità perseguite:

• Prenotazioni della videochiamata (compresi i campi facoltativi e le note provenienti dalla diagnosi) ed e-mail rimaste senza seguito: 3 anni dal suo ultimo contatto avvenuto su sua iniziativa (messaggio, risposta a un'e-mail, appuntamento), poi cancellazione dal calendario, dall'agenda e dalla casella di posta.
• Indirizzi degli invitati: stessa durata della prenotazione a cui sono collegati.
• Richiesta seguita da un contratto: per tutta la durata del rapporto contrattuale, poi archiviazione per i termini di prescrizione legale (5 anni) e, per i documenti contabili, per 10 anni.
• Videochiamata (Jitsi Meet o MiroTalk): OrbitalMZ non registra né trascrive la chiamata: le funzioni di registrazione, trasmissione in diretta e trascrizione sono disattivate sui nostri server. Chiediamo a ogni partecipante di non registrare la chiamata senza il consenso di tutti. Nessun contenuto (immagine, audio, chat) è conservato dopo la chiamata; i dati tecnici di connessione seguono la durata dei log dei server indicata di seguito.
• Risposte al questionario di diagnosi: conservate solo nel suo browser, per permetterle di riprendere il questionario, finché non ricomincia la diagnosi o cancella i dati di navigazione; le diciture preparate per il calendario restano nella scheda finché non cambia esigenza o non chiude la scheda; se prenota la videochiamata, le diciture allegate alle note della prenotazione seguono la durata delle richieste di appuntamento indicata sopra (3 anni senza seguito, oppure la durata del rapporto contrattuale).
• Log tecnici dei server (sicurezza): al massimo 1 anno, poi cancellazione automatica.

Al termine di questi periodi, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

I dati sono destinati esclusivamente alle persone autorizzate di ORBITALMZ. Ci avvaliamo solo dei responsabili tecnici necessari al funzionamento del Sito:

• OVH SAS (OVHcloud) (Roubaix, Francia) — hosting del Sito, delle banche dati, del calendario Cal.com, della videochiamata Jitsi Meet e della videochiamata di riserva MiroTalk.
• Gandi SAS (63-65 boulevard Masséna, 75013 Parigi, Francia) — casella di posta contact@orbitalmz.com e relativa agenda: ricezione dei suoi messaggi, invio delle conferme di appuntamento e copia delle prenotazioni nell'agenda.

Il calendario Cal.com, la videochiamata Jitsi Meet e la videochiamata di riserva MiroTalk sono software liberi installati e gestiti da OrbitalMZ sui propri server: i loro editori non ricevono alcun dato. Non utilizziamo alcun servizio pubblico di videochiamata di terzi.

Ciascuno di questi responsabili agisce su istruzione del titolare del trattamento, nell'ambito delle clausole sul trattamento dei dati per conto del titolare conformi all'articolo 28 GDPR previste dal proprio contratto.

Nessun dato è trasmesso a reti pubblicitarie, intermediari di dati o terzi al di fuori dell'elenco sopra riportato.

Tutti i trattamenti, compresi il calendario, la videochiamata e la posta elettronica, sono effettuati su un'infrastruttura situata nell'Unione europea (data center di OVHcloud e di Gandi nell'Unione europea).

Non viene effettuato alcun trasferimento di dati personali al di fuori dell'Unione europea. OrbitalMZ applica una dottrina di sovranità digitale europea (100% UE) su tutta la propria infrastruttura.

Il Sito non misura il proprio pubblico: non vi è installato alcuno strumento di statistiche di frequentazione. Non installa alcun cookie pubblicitario né di tracciamento.

Il Sito non installa alcun cookie soggetto al suo consenso. Registra nel suo browser soltanto la lingua scelta (cookie di sessione e archiviazione locale), il tema di visualizzazione scelto, la chiusura del banner informativo e l'avanzamento del questionario; il calendario e la videochiamata conservano allo stesso modo le sue impostazioni di visualizzazione (nome, microfono, videocamera): queste informazioni restano sul suo dispositivo e non ci vengono trasmesse.

Queste informazioni sono strettamente necessarie al funzionamento del Sito: sono esenti dal consenso in applicazione dell'articolo 82 della legge francese «Informatique et Libertés».

Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, lei dispone dei seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15): ottenere conferma che i dati che la riguardano sono trattati e riceverne copia.
• Diritto di rettifica (art. 16): ottenere la correzione di dati inesatti o incompleti.
• Diritto alla cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei suoi dati, fatti salvi gli obblighi legali di conservazione.
• Diritto di limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento in determinati casi.
• Diritto alla portabilità (art. 20): per i dati che ci ha fornito e che sono trattati per le misure precontrattuali, riceverli in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.
• Diritto di opposizione (art. 21): opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ai trattamenti basati sul legittimo interesse (log di sicurezza, gestione della relazione commerciale, organizzazione della videochiamata con le persone che lei invita).
• Diritto relativo alle decisioni automatizzate (art. 22): non essere oggetto di una decisione interamente automatizzata. OrbitalMZ non assume alcuna decisione di tale natura tramite il Sito.
• Disposizioni post mortem: definire disposizioni relative alla conservazione, alla cancellazione e alla comunicazione dei suoi dati dopo il suo decesso.

Come esercitare i suoi diritti: inviando una e-mail a contact@orbitalmz.com o una lettera alla sede legale (6 Chemin du Vallon Notre Dame, 06140 Vence, Francia). Rispondiamo entro un mese dal ricevimento della sua richiesta. Tenuto conto della complessità o del numero delle richieste, tale termine può essere prorogato di due mesi; in tal caso la informiamo entro un mese dal ricevimento della richiesta, indicando i motivi del ritardo (articolo 12.3 GDPR). L'esercizio dei suoi diritti è gratuito.

In caso di insoddisfazione, lei ha il diritto di presentare reclamo alla Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Parigi, www.cnil.fr.

ORBITALMZ implementa le misure tecniche e organizzative appropriate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, conformemente all'articolo 32 GDPR:

• cifratura in transito (HTTPS) sull'intero Sito, sul calendario e sulla videochiamata;
• accesso interno limitato alle persone autorizzate, secondo il principio del minimo privilegio;
• log tecnici dei server conservati al massimo un anno;
• backup cifrati su infrastruttura OVHcloud nell'Unione europea.

In caso di violazione dei dati che presenti un rischio per i suoi diritti e le sue libertà, la notifichiamo alla CNIL entro 72 ore al più tardi dopo esserne venuti a conoscenza (articolo 33 GDPR) e glielo comunichiamo individualmente se il rischio è elevato (articolo 34 GDPR).

OrbitalMZ non ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non essendo soddisfatte le condizioni di designazione obbligatoria poste dall'articolo 37 GDPR (nessun trattamento su larga scala di dati sensibili, nessun monitoraggio sistematico su larga scala, nessuna autorità pubblica).

OrbitalMZ rivaluta ogni anno la necessità di designare un DPO in funzione dell'evoluzione dei volumi e della natura dei dati trattati, e procederà a tale designazione senza indugio qualora uno dei criteri dell'articolo 37 GDPR dovesse essere soddisfatto.

Qualsiasi questione o reclamo relativo alla protezione dei dati deve essere indirizzato a contact@orbitalmz.com.

L'autorità di controllo competente è la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), presso la quale può in qualsiasi momento presentare reclamo (www.cnil.fr).

La presente Informativa può essere aggiornata per riflettere l'evoluzione dei trattamenti o della normativa applicabile. La versione in vigore è consultabile nella pagina Informativa sulla privacy, e la data di ultimo aggiornamento è indicata all'inizio del documento.

In caso di modifica sostanziale che incida sui suoi diritti o sui dati già raccolti, la informeremo con un mezzo appropriato (banner informativo sul Sito, e-mail).